Introducción

En muchas empresas, la gestión de usuarios dentro de los sistemas suele verse como algo administrativo… hasta que ocurre un problema.

Un acceso no desactivado, permisos mal asignados o cuentas compartidas pueden generar desde errores operativos hasta riesgos de seguridad importantes.

Lo más relevante es que estos problemas no suelen originarse por falta de tecnología, sino por la ausencia de procesos claros.

En este artículo te compartimos algunos de los errores más comunes en la gestión de usuarios y cómo puedes evitarlos en tu operación diaria.

1. Crear usuarios sin un proceso formal

Uno de los errores más frecuentes es permitir la creación de usuarios sin una solicitud clara o sin validación.

Esto provoca:

• Usuarios duplicados
• Accesos innecesarios
• Falta de control sobre quién tiene acceso a qué

Buena práctica:
Define un proceso simple pero obligatorio:

• Solicitud formal
• Autorización del responsable
• Definición clara del rol

Esto te da control desde el inicio.

2. Asignar permisos sin un criterio claro

Dar acceso “por si acaso” es más común de lo que parece.

El problema es que:

• Aumenta el riesgo de errores
• Se pierde trazabilidad
• Se compromete la seguridad

Buena práctica:
Trabaja con el principio de mínimo privilegio:

Cada usuario debe tener únicamente los accesos necesarios para su función.

Ni más, ni menos.

3. No desactivar usuarios a tiempo

Este es uno de los riesgos más críticos.

Cuando un colaborador deja la empresa o cambia de rol y su acceso sigue activo:

• Se abre una brecha de seguridad
• Se pierde control sobre la información
• Se generan riesgos innecesarios

Buena práctica:
Establece como regla:

• Desactivar accesos en máximo 24 horas
• Tener comunicación directa entre áreas (RH / TI / Operación)

Esto es más un tema de proceso que de sistema.

4. No capacitar a los usuarios antes de dar acceso

Dar acceso sin capacitación es como entregar una herramienta sin instrucciones.

Esto genera:

• Uso incorrecto del sistema
• Errores operativos
• Dependencia constante del soporte

Buena práctica:
Antes de dar acceso a producción:

• Capacita en un entorno de prueba
• Asegura que el usuario entienda su operación

Esto reduce errores desde el día uno.

5. No revisar periódicamente los accesos

Muchas empresas configuran usuarios una vez… y nunca vuelven a revisarlos.

Con el tiempo:

• Los roles cambian
• Las responsabilidades evolucionan
• Los accesos quedan desactualizados

Buena práctica:
Realiza revisiones periódicas (por ejemplo, trimestrales):

• Usuarios activos
• Permisos asignados
• Necesidad real de acceso

Esto mantiene tu operación limpia y controlada.

¿Ya lo estás aplicando en tu operación?

Haz una validación rápida:

• ¿Tienes un proceso formal para crear usuarios?
• ¿Asignas permisos por rol o por urgencia?
• ¿Desactivas accesos de inmediato cuando alguien se va?
• ¿Capacitas antes de dar acceso?
• ¿Revisas periódicamente tus usuarios?

Si alguna respuesta es “no”, ahí tienes una oportunidad clara de mejora.

Conclusión

La gestión de usuarios no es solo un tema técnico, es un pilar clave para la seguridad y el control operativo de tu empresa.

Implementar estas prácticas no requiere grandes cambios, pero sí consistencia y disciplina en los procesos.

Cuando esto se hace bien, no solo reduces riesgos, también mejoras la eficiencia y la confianza en tu operación.